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Comment préparer ses documents avant de les numériser

  • reclasser les dossiers selon le plan de classement en ligne sur le serveur. Il est préférable de numériser un dossier dans l’ordre et bien classé ;
  • identifier précisément les documents à numériser ;
  • mettre en place des séparateurs ;
  • repérer les dossiers ou documents atypiques (ex : cas des documents grands format dans les dossiers de marchés par exemple) ;
  • enlever les trombones, agrafes, post-it, adhésifs, pinces, élastiques, et placer les documents en pochette pour éviter qu’ils ne se mélangent ;
  • documents reliés : les documents doivent être entièrement numérisés du premier au dernier élément, incluant les pages vierges car elles font partie de la pagination ;
  • document non reliés : recto seulement ou recto/verso si nécessaire ;
  • mise à plat : l’image (ou la page à numériser) doit être la plus à plat possible, tout en respectant le document.

 

Format de l’original et réglage du scanner

ORIGINAL

NUMÉRISATION

Formats

Définition

Résolution

Couleur

Codage

A3

42 cm

4962 pixels

300 dpi

RVB ou true color

24 bits

A4

29,7 cm

3567 pixels

300 dpi

A5

21 cm

3308 pixels

400 dpi

 

Pour des fichiers destinés à être conservés et pour lesquels il importe d’avoir un document numérisé qui soit le plus fidèle à l’original, il est conseillé de numériser à 300 dpi à 100 % de l’original. Le choix de la résolution est fonction de l’usage que l’on va avoir des documents, la résolution est ainsi plus importante pour des images destinées à être conservées plutôt que simplement visualisées. La qualité de la numérisation est particulièrement importante car, à terme, si celle-ci est suffisante le support papier pourra être éliminé…

Pour les documents très petits ou très grands, il convient d’adapter la résolution (voir le tableau ci-dessus).

En conclusion, bien numériser c’est :

  • préférer la couleur à la numérisation en niveaux de gris. Les couleurs numérisées doivent être identiques à celles de l’original papier, notamment pour les factures [1]. Ne pas numériser en noir et blanc. Si le document ne comporte pas de couleur, numériser à au moins 256 niveaux de gris ;
  • choisir le mode en 24 bits avec modèle chromatique RVB (rouge, vert, bleu) ;
  • reproduire le document dans son intégralité ;
  • obtenir un rendu lisible ;
  • ne pas modifier l’image numérisée avec un logiciel de retraitement d’image.


[1] L’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L.102 B du livre des procédures fiscales oblige à une reproduction à l’identique.


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