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Nommer

 
Nommer un document est fondamental pour le transmettre à un tiers, le retrouver par la suite, lui attribuer un sort final (élimination, tri, conservation).

Comprendre ce que contient un fichier passe d’abord par la lecture de son nom. Souvent, les règles de nommage ne sont pas identiques au sein d’un même service. Si le titre n’est pas clair, il est alors nécessaire d’ouvrir le fichier pour réellement comprendre de quoi il s’agit.

Mettre en œuvre quelques consignes de nommage permet de faciliter et de pérenniser l’accès à l’information mais également d’optimiser le partage et le tri des documents[1].

Nommer un fichier comprend au minimum trois parties :

  • Le nom
  • L’extension
  • La version du logiciel

Seules les lettres majuscules, les chiffres et l’underscore (touche 8, soit _ en raccourci clavier ALT+095) sont admis. Les fichiers ainsi nommés sont lisibles par de nombreux systèmes d’exploitation. Le nombre maximum de caractères recommandé est de 31, extension comprise[2].

  • Ne pas utiliser d’accent, de tréma, de cédille, de caractères spéciaux et d’espaces vides.
  • Pour séparer les différents éléments du nommage utiliser l’undescore (touche 8). Ne pas utiliser de mots vides comme le, la, un, des, et ou de dénomination vagues comme « divers », « autres », ou « à classer ». Ne pas utiliser non plus le nom de l’agent créateur ou gestionnaire du dossier ou du fichier.
  • Écrire la date sans séparateur, « à l’américaine », c’est-à-dire AAAAMMJJ[3]. La date est celle de la création du document ou de l’événement.

 

Ex de nommage : CR_PROJET_ARCH_20170812_V2.pdf

 

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter :

 

-          le site de l’Association des Archiviste français et notamment les fiches du groupe de travail Am@e sur l’archivage électronique. Celles-ci étant réservées aux adhérents de l’association, il vous faut au préalable adhérer à l’association.

-          La norme ISO 9660 sur l’écriture des noms de fichiers et répertoires informatiques intitulé « Traitement de l'information - Structure de volume et de fichier des disques optiques compacts à mémoire fixe (CD-ROM) destinés à l'échange d'information », (1988) mise à jour en 2015.

 

 http://www.archivistes.org/-Archives-electroniques



[1] Fiche pratique n ° 2 du groupe AM@E de l’Association des Archivistes Français, version 2.0, février 2014.

[2] Norme ISO 9660, mise à jour en 2015.

[3] Norme ISO 8601 qui spécifie la représentation numérique de la date et de l’heure. Le format à l’américaine permet un classement chronologique automatique des documents. Cette norme est actuellement en cours de refonte mais ses principes de base utilisés pour le nommage des fichiers restent d’actualité.


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